Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal și GDPR

I. Informații generale

Prezenta politică se aplică BorgHive serviciilor și site-urilor web asociate operate de Borg Design SRL, cu sediul la Str. Ing. Ștefan Hepiteș 16A, Et. P, Sector 5, București, 050196, România, în calitate de Operator de date.

BorgHive vă respectă viața privată și protejează datele cu caracter personal furnizate atunci când creați un cont, interacționați cu asistenți sau utilizați integrări. Implementăm măsuri tehnice și organizatorice de securitate adecvate.

Prezenta politică explică modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal în legătură cu utilizarea serviciilor BorgHive, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația națională aplicabilă.

II. Categorii de date pe care le prelucrăm

Operatorul prelucrează următoarele seturi de date online:

• seturi de date despre companii și informații comerciale asociate;
• seturi de date despre utilizatorii persoane fizice care folosesc serviciile BorgHive.

a) Seturi de date despre companii

Ca regulă generală, GDPR nu se aplică datelor care privesc persoanele juridice (companiile) ca atare. Datele de contact publicate pentru persoane juridice sunt tratate ca informații comerciale, nu în mod automat ca date cu caracter personal ale persoanelor fizice.

Din acest motiv, atunci când înregistrările descriu strict persoane juridice, acestea sunt tratate ca informații comerciale fără caracter personal sau anonimizate și nu necesită identificarea unei persoane fizice.

Dacă o persoană fizică susține că o anumită informație de contact comercial asociată unei companii îi aparține și reprezintă date cu caracter personal, aceasta trebuie să furnizeze informații suplimentare de identificare și dovezi privind apartenența datelor înainte ca solicitările GDPR (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate) să poată fi soluționate pentru înregistrarea respectivă.

Atunci când se dovedește că un element de contact asociat unei companii reprezintă date cu caracter personal, BorgHive va restricționa prelucrarea acestuia și îl va gestiona conform cerințelor GDPR.

Suprapunerile de adresă sau nume nu reprezintă automat date cu caracter personal. De exemplu, faptul că denumirea unei companii poate include numele unei persoane sau că adresa companiei poate coincide cu o adresă de domiciliu nu transformă, prin el însuși, toate înregistrările persoanei juridice în date cu caracter personal.

Acționari, administratori și beneficiari reali

Atunci când datele de identificare ale reprezentanților companiei, acționarilor, administratorilor sau beneficiarilor reali provin din surse publice oficiale și sunt făcute publice în temeiul legislației societare și al normelor de transparență aplicabile, prelucrarea se poate baza, după caz, pe obligația legală, interesul public și interesul legitim.

În conformitate cu principiile GDPR, obligațiile de informare individuală pot fi limitate atunci când colectarea sau divulgarea este prevăzută expres de lege, este imposibilă în practică ori ar presupune un efort disproporționat.

Informațiile despre companii pot proveni din registre publice oficiale, monitoare oficiale, autorități competente, portaluri judiciare/publice și canale oficiale ale companiilor și pot fi verificate încrucișat pentru calitatea datelor și fiabilitatea serviciului.

Acționarii, administratorii și beneficiarii reali se pot opune și pot transmite solicitări personale de ștergere sau restricționare, sub rezerva verificării identității (de exemplu, prin semnătură electronică calificată sau documente de identitate valabile, atunci când acest lucru este adecvat din punct de vedere juridic).

Scopurile colectării și prelucrării datelor despre companii includ:

• centralizarea informațiilor de interes public/comercial și asigurarea unui acces structurat și accesibil la acestea;
• crearea și furnizarea, la solicitarea utilizatorului, a unor selecții de date bazate pe informații de interes comercial/public.

Prelucrarea datelor reprezentanților companiei (acolo unde este cazul) se poate baza pe interesul public și interesul legitim.

Alte tipuri de informații

Informațiile care nu sunt date cu caracter personal și nu pot identifica în mod rezonabil o persoană fizică (de exemplu: mărci înregistrate, referințe la dosare judiciare, statutul companiei, indicatori financiari etc.) nu fac obiectul acestei secțiuni.

Pentru solicitări (consultați modelul de solicitare), sugestii, notificări, reclamații sau feedback privind datele companiilor, ne puteți contacta la dpo@borghive.ai.

b) Seturi de date despre utilizatori

Pentru categoriile de utilizatori care implică persoane fizice, BorgHive aplică principiile minimizării datelor și transparenței atât în privința conținutului datelor, cât și a operațiunilor de prelucrare.

Tipuri de date cu caracter personal prelucrate pentru utilizatori: prenume, nume, email, număr de telefon mobil, adresă IP, cookie-uri și identificatori similari, identificatori de autentificare ai terților (acolo unde sunt utilizați) și referințe ale tokenurilor de plată (acolo unde este cazul).

Datele cardului de plată nu sunt stocate direct de BorgHive. Datele cardului sunt stocate de instituții sau furnizori autorizați pentru plăți și autorizarea tranzacțiilor. Referințele tokenurilor de card sunt prelucrate numai pentru utilizatorii care activează plăți recurente sau automate.

III. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Datele cu caracter personal sunt colectate direct de la utilizatori, în principal prin formularul de înregistrare sau prin alte formulare de comandă/solicitare de pe platforma BorgHive.

Principalele scopuri ale colectării și prelucrării datelor cu caracter personal sunt:

• menținerea conturilor online ale utilizatorilor și clienților, inclusiv administrarea conturilor și evidențelor utilizatorilor;
• transmiterea notificărilor automate privind starea contului sau serviciile activate;
• prelucrarea comenzilor, solicitărilor, întrebărilor, propunerilor și sugestiilor dumneavoastră;
• asigurarea securității informațiilor și a platformei;
• Acordarea sau oferirea unor posibile recompense, reduceri ori beneficii (acolo unde este cazul).

Prelucrarea datelor cu caracter personal în scopurile de mai sus se bazează pe executarea obligațiilor contractuale și/sau pe demersurile efectuate înainte de încheierea unui contract și este necesară pentru funcționarea serviciilor. În anumite cazuri, prelucrarea este necesară și pentru respectarea obligațiilor legale. Furnizarea datelor în aceste scopuri este necesară; refuzul poate împiedica operatorul să își îndeplinească obligațiile legale și, implicit, să furnizeze serviciile. Retragerea consimțământului pentru oricare dintre scopurile de mai sus se realizează prin suspendarea sau ștergerea contului.

Prelucrarea pentru acordarea sau oferirea de recompense, reduceri ori beneficii se bazează pe consimțământul dumneavoastră explicit, exprimat la crearea contului, care poate fi activat sau dezactivat oricând din secțiunea [Mesaje] a contului. De asemenea, vă puteți dezabona de la aceste comunicări folosind linkul de dezabonare de la finalul fiecărui email relevant.

Temeiurile juridice ale prelucrării includ: executarea contractului, obligația legală, interesul legitim și consimțământul (atunci când este necesar).

IV. Drepturile persoanei vizate

Utilizatorii platformei BorgHive sunt persoanele fizice care și-au creat un cont și au acceptat condițiile contractuale prevăzute în secțiunea Termeni și condiții , acceptând astfel prelucrarea datelor lor cu caracter personal în scopurile descrise mai sus.

Utilizatorilor le sunt garantate următoarele drepturi:

• Dreptul de a fi informat: Veți primi întotdeauna informații clare, transparente, ușor de înțeles și accesibile despre modul în care vă utilizăm datele și despre drepturile dumneavoastră.
• Dreptul de acces: Utilizatorii își pot accesa datele după autentificare, din meniul [Contul meu]. În plus, fiecare utilizator poate obține gratuit, pentru o solicitare pe an, prin transmiterea unei cereri scrise, datate și semnate la adresa indicată, confirmarea faptului că datele sale sunt sau nu prelucrate de operator. Prima furnizare a informațiilor este gratuită. Pentru copii suplimentare ale informațiilor deja furnizate sau pentru solicitări repetate, putem percepe o taxă rezonabilă bazată pe costurile administrative. Nu putem răspunde solicitărilor care nu identifică persoana vizată sau atunci când avem îndoieli privind identitatea solicitantului.
• Dreptul la rectificare și ștergere: Utilizatorii pot modifica datele cu caracter personal asociate contului lor. De asemenea, aceștia au dreptul să solicite gratuit rectificarea, actualizarea, blocarea sau ștergerea totală ori parțială a datelor. Solicitările de ștergere vor fi îndeplinite în măsura în care nu există dispoziții legale care ne obligă să păstrăm datele.
• Dreptul de a fi uitat: Utilizatorii își pot șterge contul și datele cu caracter personal asociate.
• Dreptul la portabilitatea datelor: Utilizatorii își pot salva sau imprima datele cu caracter personal într-un fișier extern.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: Utilizatorii își pot suspenda contul; prelucrarea datelor conturilor suspendate este restricționată.
• Dreptul la opoziție: Utilizatorii au dreptul să se opună prelucrării datelor lor cu caracter personal în anumite scopuri.
• Dreptul de a retrage consimțământul: Acest drept se exercită prin suspendarea sau ștergerea contului.

O descriere detaliată a drepturilor persoanei vizate poate fi consultată aici.

Pe lângă opțiunile online de mai sus, pentru exercitarea drepturilor puteți transmite și solicitări scrise (consultați modelul de solicitare) operatorului la adresa dpo@borghive.ai sau prin poștă, iar dumneavoastră veți primi un răspuns în cel mult o lună.

Dacă sunteți nemulțumit de modul în care v-au fost respectate drepturile, puteți depune o plângere la operator (dpo@borghive.ai), la autoritatea națională de supraveghere sau vă puteți adresa instanței.

V. Divulgarea și transferul datelor cu caracter personal

Pentru îndeplinirea scopurilor prelucrării, Operatorul poate divulga datele dumneavoastră entităților care sprijină funcționarea platformei BorgHive (precum firme de curierat, furnizori de servicii IT, procesatori de plăți și parteneri de infrastructură) sau autorităților publice centrale/locale, în următoarele cazuri exemplificative:

• atunci când divulgarea este necesară pentru acordarea premiilor sau a altor beneficii persoanelor vizate, obținute ca urmare a participării acestora la campanii promoționale organizate de Operator prin intermediul platformei;
• pentru analiza datelor, testare și cercetare, monitorizarea tendințelor de utilizare și activitate, dezvoltarea funcționalităților de securitate și autentificarea utilizatorilor;
• atunci când divulgarea datelor cu caracter personal este impusă de lege sau de o autoritate competentă ori este necesară pentru apărarea drepturilor Operatorului în cadrul procedurilor judiciare;
• pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale sau legale ori pentru protejarea intereselor vitale ale utilizatorilor sau ale altor persoane.

Toți destinatarii datelor cu caracter personal trebuie să asigure protecția și confidențialitatea adecvată a acestora, în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor și cu obligațiile contractuale.

Transferul datelor cu caracter personal furnizate de Operator este interzis în mod expres, indiferent de destinație, cu excepția cazurilor în care transferul este impus de lege sau este necesar pentru îndeplinirea scopurilor descrise în această politică și se realizează cu respectarea reglementărilor aplicabile privind protecția datelor.

Atunci când datele cu caracter personal sunt transferate în afara Spațiului Economic European (SEE) sau a Uniunii Europene (UE), ne asigurăm că există garanții adecvate, precum Clauzele Contractuale Standard sau mecanisme legale echivalente, pentru a garanta un nivel adecvat de protecție a datelor.

Dacă doriți să consultați Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal, îl puteți găsi aici.

VI. Politica de păstrare și ștergere a datelor

Păstrăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru scopurile enumerate mai sus și pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile.

• Datele contului și ale serviciului: sunt păstrate cât timp contul este activ și pentru o perioadă rezonabilă după încetare, necesară pentru securitate, soluționarea litigiilor și conformitate.
• Evidențe de facturare și contabilitate: sunt păstrate conform cerințelor fiscale și legale de arhivare.
• Jurnale de suport și operaționale: sunt păstrate pentru depanare, securitate și apărare juridică, atunci când este necesar.

Datele programate pentru ștergere pot fi mai întâi restricționate de la prelucrarea activă, apoi șterse definitiv sau anonimizate ireversibil la expirarea termenelor de păstrare.

VII. Măsuri de securitate

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice pentru protejarea datelor cu caracter personal, inclusiv:

• criptarea datelor în tranzit și în repaus, acolo unde este cazul;
• controlul accesului, permisiuni bazate pe roluri și măsuri de protecție a autentificării;
• jurnalizare, monitorizare și detectarea anomaliilor;
• proceduri de răspuns la incidente și de recuperare.

VIII. Minori

Serviciile BorgHive nu sunt destinate copiilor sub 16 ani. Dacă aflăm că datele unui minor au fost prelucrate fără un temei juridic valabil, vom lua măsurile necesare pentru ștergerea sau restricționarea acestora.

IX. Actualizarea politicii

Putem actualiza această Politică GDPR pentru a reflecta modificări juridice, tehnice sau operaționale. Cea mai recentă versiune este publicată întotdeauna pe această pagină, iar atunci când este necesar vom informa utilizatorii prin email sau notificări în platformă.

X. Contact

• Email: support@borghive.ai
• Adresă: Borg Design SRL, Str. Ing. Ștefan Hepiteș 16A, Et. P, Sector 5, București, 050196, România